คู่มือการใช้งาน
รวมวิธีใช้งาน KetBill ตั้งแต่เริ่มต้นจนใช้งานขั้นสูง แบ่งเป็นหมวดหมู่ให้ค้นหาง่าย
เริ่มต้นใช้งาน
ตั้งค่าบัญชีและออกเอกสารฉบับแรกภายในไม่กี่นาที
วิธีสมัครสมาชิกและเปิดใช้งาน KetBill
เริ่มใช้ KetBill ได้ฟรี ทดลองใช้ 15 วัน ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต คู่มือนี้จะพาคุณสมัครตั้งแต่สร้างบัญชีผู้ใช้ ยืนยันอีเมล เพิ่มบริษัทแรก ไปจนตั้งรูปแบบเลขที่เอกสาร
คู่มือการตั้งค่าข้อมูลบริษัทและค่าเริ่มต้นเอกสาร
คู่มือนี้อธิบายขั้นตอนการตั้งค่า ข้อมูลบริษัท (พร้อมโลโก้ ลายเซ็น และตราประทับ) และ ค่าเริ่มต้นเอกสาร ในระบบ KetBill ข้อมูลทั้งหมดที่ตั้งค่าไว้ในหน้านี้จะถูกดึงไปแสดงบนเอกสารทุกใบที่ออกจากระบบโดยอัตโนมัติ (ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ฯลฯ) โดยยังแก้ไขเฉพาะจุดในแต่ละเอกสารภายหลังได้
สร้างและจัดการเอกสาร
ขั้นตอนสร้างเอกสารครบ 12 ประเภททีละขั้น พร้อมวิธียกเลิกเอกสาร
ขั้นตอนสร้างเอกสารใบเสนอราคา (QT)
คู่มือนี้สรุปขั้นตอนการสร้าง ใบเสนอราคา ในระบบ KetBill ตั้งแต่เข้าเมนู เลือกลูกค้า เพิ่มรายการสินค้า ไปจนถึงบันทึกและออกเอกสาร พร้อมภาพประกอบทุกขั้นตอนเพื่อให้ผู้ใช้งานทำตามได้ทันที
ขั้นตอนสร้างเอกสารใบแจ้งหนี้ (INV)
วิธีสร้างเอกสารใบแจ้งหนี้ ทั้งแบบเลือกเอกสารอ้างอิงจากใบเสนอราคาและแบบออกลอยไม่มีเอกสารอ้างอิง
ขั้นตอนสร้างเอกสารใบวางบิล (BN)
วิธีสร้างเอกสารใบวางบิลโดยอ้างอิงจากใบแจ้งหนี้ที่รอรับชำระหรือเกินกำหนดชำระ
ขั้นตอนสร้างเอกสารใบเสร็จรับเงิน (RC)
วิธีสร้างเอกสารใบเสร็จรับเงิน ทั้งแบบอ้างอิงเอกสารและแบบออกลอยไม่อ้างอิงเอกสาร
ขั้นตอนสร้างเอกสารใบกำกับภาษี (TINV)
ใบกำกับภาษีคือเอกสารที่ออกให้ลูกค้าเมื่อได้รับชำระเงินแล้ว KetBill ให้ออกใบกำกับภาษีได้ 2 แบบ คือ แบบอ้างอิงเอกสาร (ดึงข้อมูลจากใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงินที่มีอยู่) และ แบบออกลอย (สร้างรายการขึ้นใหม่โดยไม่อ้างอิงเอกสารต้นทาง) คู่มือนี้ครอบคลุมทั้งสองแบบ
ขั้นตอนสร้างเอกสารใบลดหนี้ (CN)
ใบลดหนี้คือเอกสารที่ออกเพื่อลดยอดหนี้จากใบกำกับภาษีที่ออกไปแล้ว เช่น กรณีสินค้ามีปัญหา คืนของ หรือปรับราคา คู่มือนี้อธิบายการสร้างใบลดหนี้โดยอ้างอิงจากใบกำกับภาษี พร้อมเลือกได้ว่าจะลดเฉพาะบางรายการหรือลดทุกรายการ
ขั้นตอนสร้างเอกสารใบสั่งซื้อ (PO)
คู่มือนี้อธิบายขั้นตอนการ สร้างเอกสารใบสั่งซื้อ (PO) ในระบบ KetBill ตั้งแต่การเปิดเมนู กรอกข้อมูลผู้จัดจำหน่าย เลือกสินค้า/บริการ ไปจนถึงการบันทึกและออกเอกสาร สำหรับผู้ใช้งานทั่วไป
ขั้นตอนสร้างเอกสารใบบันทึกค่าใช้จ่าย (EXP)
วิธีสร้างเอกสารใบบันทึกค่าใช้จ่าย ทั้งแบบอ้างอิงเอกสารและแบบออกลอยไม่อ้างอิงเอกสาร
ขั้นตอนสร้างเอกสารใบหัก ณ ที่จ่าย (WHT)
วิธีสร้างหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายในระบบ KetBill ทั้งแบบอ้างอิงใบบันทึกค่าใช้จ่ายเดิม และแบบออกลอยไม่อ้างอิงเอกสาร
ขั้นตอนสร้างเอกสารใบรับของ (GR)
ใบรับของ (Goods Receipt / GR) คือเอกสารยืนยันว่าได้รับสินค้าจากผู้จัดจำหน่ายแล้ว การสร้างใบรับของ ต้องอ้างอิงจากใบสั่งซื้อ (PO) ที่สร้างไว้ก่อนหน้าเท่านั้น โดยระบบจะดึงรายการสินค้า จำนวน และราคาจากใบสั่งซื้อ (PO) มาใช้ในการสร้างใบรับของ เพื่อช่วยลดการกรอกข้อมูลซ้ำและลดความผิดพลาดในการรับสินค้า
ขั้นตอนสร้างเอกสารใบส่งของ (DN)
ใบส่งของ (Delivery Note / DN) คือเอกสารยืนยันการส่งสินค้าให้กับลูกค้า สามารถสร้างได้ 2 รูปแบบ คือ (1) อ้างอิงจากเอกสาร ที่มีอยู่แล้ว เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน หรือใบกำกับภาษี เพื่อดึงรายการสินค้ามาให้อัตโนมัติ หรือ (2) ออกลอย โดยเลือกสินค้าเองโดยไม่ต้องอ้างอิงเอกสารใด ๆ
ขั้นตอนสร้างเอกสารใบเบิกของ (MR)
วิธีสร้างเอกสารใบเบิกของ (Material Request) ทั้งแบบอ้างอิงเอกสารและแบบออกลอยไม่อ้างอิงเอกสาร
วิธีการยกเลิกเอกสาร
คู่มือนี้อธิบายขั้นตอนการ ยกเลิกเอกสาร ที่ออกไปแล้วในระบบ KetBill เช่น ใบเสนอราคา ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน เป็นต้น สำหรับผู้ใช้งานทั่วไป
ตั้งค่าเอกสารและข้อมูลพื้นฐาน
ตั้งค่ารูปแบบเลขที่เอกสาร หน้าตาเอกสารและการพิมพ์ สร้างลูกค้า-คู่ค้า และสินค้า-บริการ
วิธีตั้งค่ารูปแบบเลขที่เอกสาร (Running Number) ใน KetBill
รูปแบบเลขที่เอกสาร (Running Number) คือรูปแบบเลขที่ระบบออกให้เอกสารแต่ละใบโดยอัตโนมัติ เช่น QO-2569-08-0017 คุณกำหนดได้ว่าจะให้ประกอบด้วย prefix, ปี, เดือน และเลขลำดับอย่างไร แล้วระบบจะรันต่อเนื่องตามลำดับให้ทุกครั้งที่ออกเอกสาร
วิธีตั้งค่าหน้าตาเอกสาร & การพิมพ์ใน KetBill
ปรับหน้าตาเอกสารให้ตรงกับแบรนด์ของคุณได้ตั้งแต่ เลือกเทมเพลต, สีหลัก และ ฟอนต์ ไปจนถึงออกแบบเทมเพลตเองด้วย HTML + CSS คู่มือนี้ครอบคลุม 3 หัวข้อในที่เดียว — ขั้นตอนตั้งค่าหน้าตา & การพิมพ์, ตัวอย่างหน้าตาเอกสารของแต่ละเทมเพลต และวิธีอัปโหลด Custom template
วิธีสร้างลูกค้า / คู่ค้าใน KetBill
ก่อนออกเอกสารให้ใคร ควรบันทึกลูกค้า / คู่ค้าไว้ในระบบก่อน เพื่อดึงชื่อ ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษี และเงื่อนไขเครดิตมาใส่เอกสารได้อัตโนมัติ ไม่ต้องพิมพ์ซ้ำทุกครั้ง คู่มือนี้ครอบคลุมทั้งการสร้างทีละรายและการนำเข้าทีละหลายรายจากไฟล์ Excel
วิธีสร้างสินค้า / บริการใน KetBill
ก่อนออกเอกสารขายหรือซื้อ ควรเก็บรายการสินค้า / บริการไว้ในระบบก่อน เพื่อเลือกใส่เอกสารได้ทันทีพร้อมราคา ต้นทุน VAT และสต็อก คู่มือนี้ครอบคลุมทั้งการสร้างทีละรายและการนำเข้าทีละหลายรายจากไฟล์ Excel
วิธีเพิ่มบัญชีรับเงินใน KetBill
เพิ่มบัญชีธนาคารและ PromptPayไว้ในระบบ เพื่อให้ช่องทางรับเงินไปแสดงบนเอกสารโดยอัตโนมัติ (เช่น ใบแจ้งหนี้ / ใบวางบิล) พร้อม QR PromptPay ที่สร้างให้เอง ลูกค้าชำระเงินได้สะดวกและถูกต้องทุกครั้ง
ภาษีและการคำนวณ
ตั้งค่า VAT ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และออกใบกำกับภาษีให้ถูกต้อง
เชื่อมต่อ OpenAPI & MCP AI
ต่อระบบภายนอกด้วย OpenAPI และให้ผู้ช่วย AI ทำงานผ่าน MCP
คู่มือการเชื่อมต่อ KetBill MCP กับ Claude
การเชื่อมต่อแบ่งออกเป็น 2 ส่วนหลัก คือ (1) การสร้าง OAuth App ในระบบ KetBill เพื่อขอข้อมูลสำหรับเชื่อมต่อ และ (2) การนำข้อมูลดังกล่าวไปตั้งค่า Connector ฝั่ง Claude เมื่อเชื่อมต่อสำเร็จ Claude จะสามารถเรียกดู/จัดการข้อมูลเอกสารใน KetBill ได้ตามสิทธิ์ที่กำหนด
ขั้นตอนการเชื่อมต่อ MCP กับ ChatGPT
วิธีสร้าง OAuth app ฝั่ง Ketshopweb และตั้งค่า Connector ฝั่ง ChatGPT เพื่อให้ ChatGPT เรียกใช้ข้อมูลจาก KetBill ได้โดยตรง
บัญชี ผู้ใช้ และความปลอดภัย
จัดการผู้ใช้ สิทธิ์ โควตา/เครดิต และการเข้าถึงเพื่อการช่วยเหลือ
คู่มือการตั้งค่าสิทธิ์การใช้งาน (Ket Support Access & User Permissions)
คู่มือนี้อธิบายขั้นตอนการตั้งค่าสิทธิ์การใช้งานสำหรับผู้ดูแลระบบ (User) แบ่งเป็น 2 หัวข้อ: การเปิดให้ทีม Ket Support เข้าถึงร้านค้าเป็นการชั่วคราวผ่านลิงก์เชิญ และการกำหนดสิทธิ์การใช้งาน (Permission) ให้กับสมาชิกในทีมตามบทบาท (Role) ตำแหน่งที่ระบุด้านล่างสอดคล้องกับจุดที่ต้องคลิกหรือดำเนินการบนหน้าจอจริงตามภาพประกอบ
วิธีเชิญสมาชิกเข้าร่วมทีมใน KetBill
คุณสามารถเชิญเพื่อนร่วมงานเข้ามาใช้งาน KetBill ร่วมกันได้ผ่าน Invite Link (ลิงก์คำเชิญ) โดยกำหนดบทบาท (role) และอายุของลิงก์ให้แต่ละคนได้ เมื่อผู้รับเปิดลิงก์และสมัครเข้าร่วม ระบบจะเพิ่มเข้าทีมพร้อมสิทธิ์ตามบทบาทที่กำหนดโดยอัตโนมัติ
วิธีรีเซ็ตรหัสผ่านเมื่อลืมรหัสผ่านใน KetBill
หากคุณลืมรหัสผ่าน เข้าใช้งาน KetBill ไม่ได้ ก็ตั้งรหัสผ่านใหม่ได้ด้วยตัวเองผ่านหน้าเข้าสู่ระบบ เพียงยืนยันตัวตนด้วยรหัส 6 หลักที่ระบบส่งไปทางอีเมล แล้วตั้งรหัสผ่านใหม่ ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที
การเชื่อมต่อกับระบบ Ketshopweb
เชื่อม KetBill กับร้าน Ketshopweb เชื่อมคลังสาขา รับสินค้าเข้าคลัง และยกเลิกการเชื่อมต่อ
วิธีเชื่อมต่อระบบ KetBill กับ KetShopweb (สร้างเอกสารอัตโนมัติ)
คู่มือการตั้งค่าเชื่อมต่อระบบสำหรับผู้ใช้งาน (User) แบบทีละตำแหน่งที่ต้องคลิก
วิธีเชื่อมต่อคลังสาขา (POS) กับ KetBill ผ่าน Ketshopweb Extension
เชื่อมยอดขายจากหน้าร้าน POS ในระบบ Ketshopweb เข้ากับบัญชี KetBill เพื่อให้ระบบสรุปยอดขายและออกเอกสารบัญชีให้อัตโนมัติทุกวัน รองรับทั้งกรณีมีหน้าร้าน POS เดียว และกรณีมีหลายสาขา/หลายนิติบุคคลที่ต้องผูกกับคนละบัญชี KetBill
วิธีรับสินค้าเข้าคลังด้วยเอกสารจาก KetBill
เปิดเอกสารรับเข้าใน KetBill แล้วให้ระบบสร้างรายการโอนสินค้า (Transfer) ฝั่ง Ketshopweb ให้อัตโนมัติ เหลือแค่กดยืนยันหน้าคลัง สต็อกก็เข้าระบบพร้อมผูกกับเอกสารบัญชีในใบเดียวกัน ไม่ต้องคีย์รับเข้าซ้ำสองระบบ
วิธียกเลิกการเชื่อมต่อ KetBill และยกเลิกการเชื่อมต่อคลัง
เมื่อต้องการหยุดส่งข้อมูลจาก Ketshopweb เข้า KetBill หรือปลดคลังสาขาออกจากบัญชีบริษัท ทำได้ที่เมนู Extension > KetBill ของ Ketshopweb คู่มือนี้แยกเป็น 2 เรื่อง เพราะยกเลิกคนละระดับ และผลกระทบต่างกัน