ภาพรวมการสร้างใบเสร็จรับเงิน
ใบเสร็จรับเงินสามารถออกได้ 2 รูปแบบ คือ แบบอ้างอิงเอกสาร (อ้างอิงจากใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิลที่มีสถานะรับชำระแล้วเท่านั้น) และ แบบออกลอยไม่อ้างอิงเอกสาร (ระบุช่องทางรับชำระและรายการสินค้าเอง) ตัวเลขวงกลมในคู่มือนี้ตรงกับตัวเลขที่กำกับไว้ในภาพหน้าจอทุกจุด และตัวเลขจะเริ่มนับ 1 ใหม่ในแต่ละส่วน
ส่วนที่ 1 — สร้างใบเสร็จรับเงินแบบอ้างอิงเอกสาร (จุดที่ 1-10)
ส่วนที่ 2 — สร้างใบเสร็จรับเงินแบบออกลอย ไม่อ้างอิงเอกสาร (จุดที่ 1-10)
ส่วนที่ 1 สร้างใบเสร็จรับเงินแบบอ้างอิงเอกสาร
เข้าสู่เมนูใบเสร็จรับเงินและเริ่มสร้างเอกสารใหม่
- เข้าเมนู "ใบเสร็จรับเงิน"
คลิกเมนู "ใบเสร็จรับเงิน" ที่แถบด้านซ้ายเพื่อเปิดหน้ารายการเอกสารทั้งหมด
- กด "สร้างใบเสร็จรับเงิน"
ปุ่มสีเขียวมุมขวาบนของหน้าจอ สำหรับเริ่มสร้างเอกสารใหม่
เลือกลูกค้าที่จะออกใบเสร็จรับเงินให้
- คลิกช่อง "ลูกค้า"
เปิดรายการลูกค้าเพื่อเลือกผู้รับเอกสาร
เลือกลูกค้าจากรายชื่อ
- เลือกชื่อลูกค้า
เช่น "บริษัท ยูนิตี้ จำกัด" ระบบจะดึงข้อมูลที่อยู่และเลขผู้เสียภาษีของลูกค้ามาใส่ให้อัตโนมัติ
เลือกสร้างเอกสารจากเอกสารเดิม (อ้างอิงเอกสาร)
- กด "เลือกเอกสารต้นทาง"
เพื่อดึงรายการสินค้าและยอดเงินจากใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิลเดิมมาสร้างใบเสร็จ โดยไม่ต้องกรอกรายการสินค้าใหม่
เลือกเอกสารอ้างอิงที่ต้องการออกใบเสร็จ
- ติ๊กเลือกเอกสารอ้างอิง
เช่น "IV6909010002" — ระบบจะแสดงให้เลือกเฉพาะเอกสารที่มีสถานะ "รับชำระแล้ว" เท่านั้น
- กด "แปลงเอกสาร (1)"
ยืนยันแปลงเอกสารที่เลือกให้เป็นใบเสร็จรับเงิน
ตรวจสอบข้อมูลและบันทึกร่างเอกสาร
- กด "บันทึกร่าง"
ในกล่อง "การดำเนินการ" ด้านขวา เพื่อบันทึกเอกสารเป็นร่างก่อนออกเอกสารจริง
ตรวจสอบเอกสารอ้างอิงและยืนยันออกเอกสาร
- กด "บันทึกและออกเอกสาร"
ยืนยันออกใบเสร็จรับเงินฉบับจริง โดยอ้างอิงจากเอกสารต้นทางที่เลือกไว้ในขั้นตอนก่อนหน้า
ใบเสร็จรับเงินถูกสร้างสำเร็จ พร้อมเชื่อมโยงกับเอกสารต้นทาง
- ตรวจสอบเลขที่เอกสารใบเสร็จรับเงิน
เช่น "RE6909010001" สถานะขึ้นเป็น "พร้อมส่ง" และแสดงเส้นทางเอกสารที่เกี่ยวข้องครบ ตั้งแต่ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ จนถึงใบเสร็จรับเงิน
✓ ตัวอย่างเอกสารใบเสร็จรับเงินแบบอ้างอิงเอกสาร
ภาพนี้เป็นภาพผลลัพธ์ ไม่มีตัวเลขกำกับในต้นฉบับ — สังเกตว่าใบเสร็จรับเงินแบบนี้จะมีช่อง "อ้างอิง / Ref" แสดงเลขที่ใบแจ้งหนี้ต้นทางกำกับไว้เสมอ
เงื่อนไขสำคัญ: เอกสารใบเสร็จรับเงินสามารถออกลอยหรืออ้างอิงเอกสารได้ โดยเอกสารที่นำมาอ้างอิงต้องเป็นใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิลที่มีสถานะรับชำระแล้วเท่านั้น ระบบจะแสดงให้เลือกเฉพาะเอกสารที่ตรงเงื่อนไขนี้ในขั้นตอนเลือกเอกสารอ้างอิง
และระบบจะตัดสต็อกที่ใบเสร็จรับเงิน (RC) เมื่อกำหนดค่าเริ่มต้นเอกสารเป็น ตัดสต็อกที่ใบเสร็จรับเงิน โดยการตัดสต็อกจะเป็นไปตามค่าที่ตั้งไว้ในค่าเริ่มต้นเอกสาร
ส่วนที่ 2 สร้างใบเสร็จรับเงินแบบออกลอย ไม่อ้างอิงเอกสาร
เข้าสู่เมนูใบเสร็จรับเงินและเริ่มสร้างเอกสารใหม่
จุดเริ่มต้นเหมือนกับแบบอ้างอิงเอกสาร คือเข้าเมนูใบเสร็จรับเงินแล้วกดสร้างเอกสารใหม่
- เข้าเมนู "ใบเสร็จรับเงิน"
คลิกเมนู "ใบเสร็จรับเงิน" ที่แถบด้านซ้ายเพื่อเปิดหน้ารายการเอกสารทั้งหมด
- กด "สร้างใบเสร็จรับเงิน"
ปุ่มสีเขียวมุมขวาบนของหน้าจอ สำหรับเริ่มสร้างเอกสารใหม่
เลือกลูกค้าที่จะออกใบเสร็จรับเงินให้
- คลิกช่อง "ลูกค้า"
เปิดรายการลูกค้าเพื่อเลือกผู้รับเอกสาร
เลือกลูกค้าจากรายชื่อ
- เลือกชื่อลูกค้า
เช่น "บริษัท ยูนิตี้ จำกัด" ระบบจะดึงข้อมูลที่อยู่และเลขผู้เสียภาษีของลูกค้ามาใส่ให้อัตโนมัติ
กำหนดช่องทางการรับชำระเงิน
- เลือกช่องทางการรับชำระ
เลือกได้ทั้งเงินสดหรือโอนเข้าบัญชีธนาคาร เนื่องจากเป็นการออกใบเสร็จแบบออกลอย จึงต้องระบุข้อมูลการรับชำระเองโดยไม่มีเอกสารต้นทางให้ดึงข้อมูลมา
เพิ่มรายการสินค้าหรือบริการที่รับชำระเงิน
- กด "เลือกสินค้า/บริการ"
เปิดหน้าต่างค้นหาสินค้าเพื่อเพิ่มรายการลงในใบเสร็จ
เลือกสินค้าที่ต้องการออกใบเสร็จ
- เลือกสินค้าจากรายการ
เช่น "Office Chair Ergonomic" ระบบจะดึงราคาและหน่วยนับของสินค้ามาใส่ในรายการให้อัตโนมัติ
ตรวจสอบยอดรวมและบันทึกร่างเอกสาร
- กด "บันทึกร่าง"
บันทึกข้อมูลที่กรอกไว้เป็นร่างก่อนออกเอกสารจริง
ยืนยันบันทึกและออกเอกสารใบเสร็จรับเงิน
- กด "บันทึกและออกเอกสาร"
ยืนยันออกใบเสร็จรับเงินฉบับจริงแบบออกลอย โดยไม่ต้องอ้างอิงเอกสารอื่น
ใบเสร็จรับเงินถูกสร้างสำเร็จแบบออกลอย
- ตรวจสอบเลขที่เอกสารใบเสร็จรับเงิน
เช่น "RE6909010003" สถานะขึ้นเป็น "พร้อมส่ง" โดยไม่มีเอกสารอ้างอิงเชื่อมโยงมาก่อนหน้า เนื่องจากเป็นการออกลอย
✓ ตัวอย่างเอกสารใบเสร็จรับเงินแบบออกลอย
ภาพนี้เป็นภาพผลลัพธ์ ไม่มีตัวเลขกำกับในต้นฉบับ — สังเกตว่าใบเสร็จรับเงินแบบนี้ไม่มีช่อง "อ้างอิง / Ref" เพราะออกลอยโดยไม่อิงเอกสารต้นทางใด
สรุป: เลือกใช้แบบอ้างอิงเอกสารเมื่อมีใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิลที่รับชำระแล้วอยู่ในระบบ เพื่อความถูกต้องและลดการกรอกข้อมูลซ้ำ ส่วนแบบออกลอยเหมาะกับกรณีรับชำระเงินโดยไม่มีเอกสารต้นทางในระบบมาก่อน