วิธีสร้างลูกค้า / คู่ค้าใน KetBill

ก่อนออกเอกสารให้ใคร ควรบันทึกลูกค้า / คู่ค้าไว้ในระบบก่อน เพื่อดึงชื่อ ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษี และเงื่อนไขเครดิตมาใส่เอกสารได้อัตโนมัติ ไม่ต้องพิมพ์ซ้ำทุกครั้ง คู่มือนี้ครอบคลุมทั้งการสร้างทีละรายและการนำเข้าทีละหลายรายจากไฟล์ Excel

📌 สิ่งที่ต้องรู้ก่อนเริ่ม

ระบบแบ่งประเภทไว้ 3 แบบ: ลูกค้า, ผู้จัดจำหน่าย (คู่ค้า) และ ลูกค้า + คู่ค้า ระบบจะออกรหัสให้อัตโนมัติ (CUS- / VEN- / BTH-)

มีเพียง ชื่อกิจการ ที่เป็นฟิลด์บังคับ แต่แนะนำให้กรอกเลขผู้เสียภาษีและที่อยู่ให้ครบ เพราะจะไปแสดงบนเอกสารที่ออกให้ลูกค้ารายนั้น

วิธีที่ 1 · สร้างลูกค้า / คู่ค้าทีละราย

ขั้นตอนที่ 1 · เปิดหน้าเพิ่มลูกค้า / คู่ค้า

1. ที่เมนูด้านซ้าย กลุ่ม “ข้อมูลหลัก” เลือก “ลูกค้า / คู่ค้า”
2. กดปุ่ม “+ เพิ่มลูกค้า / คู่ค้า” ที่มุมขวาบน (หน้ารายการกรองด้วยแท็บ ทั้งหมด/ลูกค้า/ผู้จัดจำหน่าย/ลูกค้า+คู่ค้า และค้นด้วยรหัส ชื่อ Tax ID หรือผู้ติดต่อได้)

ขั้นตอนที่ 2 · เลือกประเภทและผู้ดูแล

3. เลือก ประเภท ระหว่าง ลูกค้า / ผู้จัดจำหน่าย / ลูกค้า + คู่ค้า
4. เลือก Account Manager (ผู้ดูแล) จากรายชื่อทีม หรือปล่อยเป็น “— ไม่กำหนด —”

ขั้นตอนที่ 3 · กรอกข้อมูลกิจการ

5. กรอกการ์ด “ข้อมูลกิจการ”: ชื่อกิจการ (จำเป็น), ชื่อเรียก, ผู้มีอำนาจ/ผู้ติดต่อหลัก, ชนิดองค์กร, TAX ID (13 หลัก), รหัสสาขา (00000 = สำนักงานใหญ่), ชื่อสาขา และ Custom ID
6. ตั้ง สถานะบัญชี เป็น “ใช้งาน” (ปิดได้หากต้องการซ่อนจากการเลือกในเอกสาร)

ขั้นตอนที่ 4 · ช่องทางติดต่อและที่อยู่

7. กรอกการ์ด “ช่องทางติดต่อ”: เบอร์โทร, อีเมล, แฟกซ์, LINE ID, เว็บไซต์
8. กรอกการ์ด “ที่อยู่” (ที่อยู่ออกบิล): บรรทัด 1/2, แขวง/ตำบล, อำเภอ/เขต, จังหวัด, รหัสไปรษณีย์
9. เปิดสวิตช์ “ใช้ที่อยู่จัดส่งเดียวกัน” หากที่อยู่จัดส่งเหมือนที่อยู่ออกบิล

10. หากปิดสวิตช์ข้อ 9 ระบบจะแสดงการ์ด “ที่อยู่จัดส่ง” ให้กรอกแยกต่างหาก

ขั้นตอนที่ 5 · ผู้ติดต่อ เครดิต และบันทึก

11. กรอกการ์ด “ผู้ติดต่อ” — ผู้ติดต่อหลัก (ชื่อ, ตำแหน่ง, เบอร์, อีเมล) เพิ่มได้หลายคนด้วยปุ่ม “+ เพิ่มผู้ติดต่อ”
12. ตั้งการ์ด “เครดิต + หมายเหตุ” — วงเงินเชื่อ, เครดิต (เดือน), เครดิต (วัน), อัตราหัก ณ ที่จ่าย (%) และหมายเหตุ แล้วกด “บันทึก” ที่มุมขวาล่าง

วิธีที่ 2 · นำเข้าลูกค้า / คู่ค้าจาก Excel (ทีละหลายราย)

เหมาะกับการเพิ่มหลายรายพร้อมกัน — ในวิธีนี้เลขขั้นตอนเริ่มนับใหม่ตั้งแต่ 1

ขั้นตอนที่ 1 · ดาวน์โหลด Template แล้วอัปโหลดไฟล์

1. ที่หน้ารายการ ลูกค้า / คู่ค้า กดปุ่ม “นำเข้า Excel”
2. กด “ดาวน์โหลด template (clients.xlsx)” เพื่อโหลดไฟล์ตัวอย่างพร้อมหัวคอลัมน์ นำไปกรอกข้อมูล

3. คลิกพื้นที่อัปโหลดเพื่อเลือกไฟล์ที่กรอกเสร็จ (รองรับ .xlsx / .xls / .csv ไม่เกิน 10 MB) แล้วกด “ถัดไป — จับคู่คอลัมน์”

ขั้นตอนที่ 2 · จับคู่คอลัมน์แล้วนำเข้า

4. ในขั้น “จับคู่คอลัมน์ Excel ↔ ฟิลด์ระบบ” เลือกจับคู่แต่ละคอลัมน์กับฟิลด์ในระบบ (ประเภท* และ ชื่อกิจการ* บังคับ) ตั้งสวิตช์ “อัปเดตข้อมูลทับเมื่อพบ taxId ที่มีอยู่แล้ว” ตามต้องการ ตรวจตัวอย่างข้อมูล แล้วกดปุ่ม “นำเข้า N แถว”

คอลัมน์ในไฟล์ Template

ตัวอย่างหน้าตาไฟล์ Template ที่ดาวน์โหลดมากรอก:

ขั้นตอนที่ 3 · ตรวจผลการนำเข้า

5. ระบบสรุปผลเป็น สร้างใหม่ / อัปเดต / ผิดพลาด พร้อมรายชื่อและรหัสที่ได้ (CUS- / VEN- / BTH-) ตรวจแล้วกด “กลับหน้าแสดงรายการ”

⚠️ ข้อควรระวัง

เลือกประเภทให้ถูกต้อง ในไฟล์ Excel ใช้ค่า CUSTOMER / VENDOR / BOTH เท่านั้น และชื่อกิจการห้ามเว้นว่าง (ทั้งสองเป็นฟิลด์บังคับ)

สวิตช์ “อัปเดตข้อมูลทับเมื่อพบ taxId ซ้ำ” หากเปิด ระบบจะเขียนทับข้อมูลเดิมที่มี TAX ID เดียวกัน หากปิดจะแจ้ง error แทน

เลขผู้เสียภาษีและที่อยู่ จะไปแสดงบนเอกสารที่ออกให้ลูกค้ารายนั้น ตรวจให้ถูกต้อง

ผลลัพธ์หลังทำตามขั้นตอน

• มีฐานข้อมูลลูกค้า / คู่ค้าไว้ใช้ออกเอกสาร — ระบบออกรหัสอัตโนมัติ (CUS- / VEN- / BTH-) เรียกใช้ซ้ำได้ทุกเอกสาร
• เพิ่มได้ทั้งทีละรายและทีละหลายราย — กรอกในฟอร์มโดยตรง หรือนำเข้าจากไฟล์ Excel ครั้งละหลายสิบราย
• เก็บเงื่อนไขการค้าครบ — แยกที่อยู่ออกบิล/จัดส่ง ผู้ติดต่อหลายคน วงเงินเครดิต และอัตราหัก ณ ที่จ่ายต่อราย