ใบลดหนี้คือเอกสารที่ออกเพื่อลดยอดหนี้จากใบกำกับภาษีที่ออกไปแล้ว เช่น กรณีสินค้ามีปัญหา คืนของ หรือปรับราคา คู่มือนี้อธิบายการสร้างใบลดหนี้โดยอ้างอิงจากใบกำกับภาษี พร้อมเลือกได้ว่าจะลดเฉพาะบางรายการหรือลดทุกรายการ
📌 สิ่งที่ต้องรู้ก่อนเริ่ม
ต้องอ้างอิงใบกำกับภาษีเท่านั้น — ใบลดหนี้สร้างแบบออกลอยไม่ได้ ต้องเลือกใบกำกับภาษี (TINV) ที่ออกแล้ว 1 ฉบับเป็นเอกสารต้นทางเสมอ
เลือกรูปแบบการลดได้ 2 แบบ: ลดเฉพาะรายการ (เลือกได้ว่าจะลดรายการไหน แก้จำนวนที่ลด ราคา/หน่วยที่ลด และ VAT ได้) หรือ ลดทุกรายการ (ลดหนี้ทั้งใบ)
ทุกครั้งที่ออกใบลดหนี้ ต้องระบุเหตุผลในการลดหนี้ (หมายเหตุ) จึงจะออกเอกสารได้
ขั้นตอนที่ 1 · เปิดหน้าใบลดหนี้
- ที่เมนูด้านซ้าย กลุ่ม “เอกสาร” เลือก “ใบลดหนี้”
- กดปุ่ม “สร้างใบลดหนี้” ที่มุมขวาบน
ขั้นตอนที่ 2 · เลือกใบกำกับภาษีที่จะลดหนี้
- ที่การ์ด “เอกสารอ้างอิง” (จำเป็น) กดปุ่ม “เลือกเอกสารอ้างอิง”
- ในหน้าต่างเลือกเอกสารอ้างอิงสำหรับใบลดหนี้ เลือก ใบกำกับภาษี (TINV) ที่ออกแล้ว 1 ฉบับ
- กดปุ่ม “เลือกเอกสาร” ระบบจะดึงข้อมูลลูกค้าและรายการมาให้อัตโนมัติ
ขั้นตอนที่ 3 · เลือกรูปแบบการลด กรอกรายการ และเหตุผล
- เลือกรูปแบบการลดที่ปุ่มสลับ “ลดเฉพาะรายการ” หรือ “ลดทุกรายการ” · ลดเฉพาะรายการ: ติ๊กเลือกเฉพาะรายการที่ต้องการลด แล้วแก้ จำนวนที่ลด ราคา/หน่วยที่ลด และ VAT ได้ · ลดทุกรายการ: ระบบลดหนี้ทั้งใบตามเอกสารต้นทาง
- ตรวจ ยอดลดของแต่ละรายการและสรุปยอดด้านขวา (ยอดลดสุทธิ / คงเหลือหลังออกใบนี้)
- กรอกช่อง “หมายเหตุ” (จำเป็น — แสดงบนเอกสาร) ใส่เหตุผลในการลดหนี้ เช่น “สินค้ามีปัญหา”
ขั้นตอนที่ 4 · ออกใบลดหนี้
- เมื่อกรอกรายการและเหตุผลครบ ปุ่ม “ออกใบลดหนี้” จะเปิดใช้งาน กดเพื่อออกเอกสาร (หรือกด “บันทึกร่าง” ไว้ก่อนได้)
- ใบลดหนี้เปลี่ยนสถานะเป็น “ออกแล้ว” พร้อมเลขที่เอกสาร และเส้นทางเอกสารที่เกี่ยวข้องจะเชื่อมใบกำกับภาษีต้นทางกับใบลดหนี้ให้เห็นภาพ
ตัวอย่างใบลดหนี้ที่ออกแล้ว
แบบลดเฉพาะรายการ — แสดงเลขอ้างอิง (Ref) ของใบกำกับภาษีต้นทาง เฉพาะรายการที่ลด และเหตุผลในช่องหมายเหตุ
⚠️ ข้อควรระวัง
อ้างอิงใบกำกับภาษีเท่านั้น — ใบลดหนี้ต้องเลือกใบกำกับภาษีที่ออกแล้วเป็นเอกสารต้นทางเสมอ ออกลอยไม่ได้
ต้องใส่เหตุผลทุกครั้ง — ช่องหมายเหตุเป็นฟิลด์บังคับ หากเว้นว่างจะกดออกใบลดหนี้ไม่ได้
ตรวจยอดที่ลดก่อนออก — ยอดที่ลดต้องไม่เกินยอดคงเหลือของใบกำกับภาษีต้นทาง ตรวจ “คงเหลือหลังออกใบนี้” ที่สรุปยอดให้ถูกต้อง
✓ ผลลัพธ์หลังทำตามขั้นตอน
✓ ได้ใบลดหนี้สถานะ “ออกแล้ว” — พร้อมเลขที่เอกสารอัตโนมัติ ดาวน์โหลด PDF หรือพิมพ์ส่งลูกค้าได้ทันที
✓ ลดได้ตรงตามจริง — เลือกลดเฉพาะบางรายการหรือลดทั้งใบ พร้อมแก้จำนวน ราคา/หน่วย และ VAT ที่ลดได้
✓ เชื่อมเส้นทางเอกสารและเหตุผลครบ — ผูกใบลดหนี้กับใบกำกับภาษีต้นทาง พร้อมบันทึกเหตุผลการลดหนี้ไว้ตรวจสอบย้อนหลัง