คู่มือนี้อธิบายขั้นตอนการ ยกเลิกเอกสาร ที่ออกไปแล้วในระบบ KetBill เช่น ใบเสนอราคา ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน เป็นต้น สำหรับผู้ใช้งานทั่วไป
- เลือกเอกสารที่ต้องการยกเลิก
ไปที่เมนู เอกสาร ทางด้านซ้าย จากนั้นเลือกประเภทเอกสารที่ต้องการ (เช่น ใบเสนอราคา)
ที่หน้ารายการเอกสาร คลิกเลือกเอกสารที่ต้องการยกเลิกจากรายการ เพื่อเปิดดูรายละเอียดเอกสาร
- คลิกปุ่ม ยกเลิกเอกสาร
ในหน้ารายละเอียดเอกสาร มองไปที่กล่อง การดำเนินการ ทางด้านขวา
คลิกปุ่มสีแดง ยกเลิกเอกสาร ด้านล่างสุดของกล่อง
- กรอกเหตุผลการยกเลิก
ระบบจะแสดงหน้าต่างยืนยัน ยกเลิกเอกสาร พร้อมข้อความเตือนว่าการยกเลิกไม่สามารถแก้ไขปรับปรุงข้อมูลใดๆ ได้ในภายหลัง
กรอก เหตุผล ในการยกเลิกเอกสาร เช่น ออกเอกสารผิดพลาด หรือ ลูกค้ายกเลิกสั่งซื้อ
- คลิกปุ่ม ยืนยันยกเลิกเอกสาร
ตรวจสอบเหตุผลที่กรอกอีกครั้ง จากนั้นคลิกปุ่มสีแดง ยืนยันยกเลิกเอกสาร เพื่อยืนยันการยกเลิก
หากยังไม่ต้องการยกเลิก สามารถคลิก ปิด เพื่อยกเลิกการทำรายการนี้ได้
- ตรวจสอบผลลัพธ์การยกเลิก
เมื่อยืนยันสำเร็จ สถานะของเอกสารจะเปลี่ยนเป็น ยกเลิก (แสดงเป็นป้ายสีแดง) ที่หัวเอกสาร
ระบบจะแสดงข้อความแจ้งเตือนว่าเอกสารนี้ไม่สามารถแก้ไขปรับปรุงข้อมูลใดๆ ได้อีก
⚠️ ข้อควรทราบเอกสารที่ออกแล้วสามารถยกเลิกได้ทุกประเภท ยกเว้น "ใบกำกับภาษี" เนื่องจากใบกำกับภาษีไม่สามารถยกเลิกโดยตรงได้ หากต้องการยกเลิกหรือปรับลดรายการในใบกำกับภาษี ให้ดำเนินการโดยออกใบลดหนี้แทน
เมื่อยกเลิกเอกสารสำเร็จแล้ว เอกสารนั้นจะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลใดๆ ได้อีก หากต้องการออกเอกสารใหม่ให้กับลูกค้ารายเดิม ผู้ใช้งานสามารถสร้างเอกสารฉบับใหม่ได้จากเมนูเอกสารตามปกติ
ตัวอย่างเอกสารเมื่อทำการยกเลิก
